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El cambio está a nuestro alrededor. Desde la forma en que compramos alimentos hasta la forma en que nos despertamos por la mañana o incluso la forma en que nos comunicamos con nuestra familia.  Sin duda las cosas han cambiado mucho en los últimos 10 años.  ¿Qué dirías si te contara que mi manera #1 de comunicarme con mi abuelita, que acaba de cumplir 84 años, es por Facebook? A mí eso se me ase súper cool.

También en los negocios las cosas han cambiado mucho, especialmente cuando se refiere al uso de la tecnología.

Para las pequeñas empresas y negocios que apenas están empezando, la tecnología se ha convertido de necesidad a una realidad. Y esta realidad puede convertirse en un motor de crecimiento invaluable con poca o ninguna inversión monetaria.

En mi línea de trabajo, tengo la oportunidad de conversar con muchos negocios pequeños que quieren trabajar con el gobierno.  Yo trabajo para el departamento de la tecnología, así que mi conversación #1 con estos negocios pequeños es darles instrucciones del tipo de tecnología que tienen que implementar para poder competir con otras compañías.  Pero es muy común oír esta frase:

“Mi negocio está bien, no necesito tecnología, he operado de la misma manera durante 20 años y lo he hecho con éxito”.

Es justo.

Entiendo que puede resultarle difícil a un dueño de negocio, cambiar su manera de hacer negocios, especialmente si esa manera está trabajando actualmente.

Pero, tomar la decisión de no usar tecnología en un negocio nuevo, puede ser la diferencia entre quedarte como un pequeño negocio o crecer a una empresa.

Hoy, quiero platicar de la importancia de agarrar la tecnología por los cuernos y te voy a dar 5 razones por las cuales si quieres empezar tu propio negocio, necesitas dejar tu incertidumbre y miedo a la tecnología a un lado.

Primero voy a empezar con las dos resistencias más comunes que he escuchado y que tal vez tú también te hayas repetido a ti misma sobre el uso de la tecnología en tu pequeña empresa:

Resistencias comunes al uso de herramientas para pequeñas empresas

#1 – No Tengo Tiempo

No eres la única. Más del 80% de los gerentes de pequeñas empresas todavía usan pluma, papel y hojas de cálculo para administrar su fuerza laboral. Y como la mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), es muy probable que tu perspectiva esté fuertemente influenciada por tu enfoque actual en las operaciones diarias.

Cuando estás enterrada hasta los oídos en el trabajo, es difícil encontrar el tiempo y la energía para encontrar soluciones que te ayuden a cambiar tu enfoque de las operaciones diarias al crecimiento estratégico.

Pero algo que quiero que entiendas hoy es que no necesitas esperar a que tu equipo y tu operación crezcan para introducir soluciones y herramientas tecnológicas. A menudo, es su implementación lo que afecta el crecimiento empresarial.

#2 – Es Muy Caro

El tiempo es solo parte de la ecuación. La segunda parte es el costo. Hasta hace poco, los programas (software) de operaciones comerciales, se consideraban demasiado costosas de implementar para las pequeñas empresas. Pero todo eso está cambiando. El software empresarial se ha vuelto más fácil de implementar y mucho más accesible. Por una fracción del costo, las PYMES pueden obtener el software más reciente y a veces hasta gratis.

Ahora que sabes que el no tengo tiempo o es muy caro, es solo una resistencia y no una realidad, hablemos de cinco razones por las cuales si quieres empezar tu negocio necesitas dejar el miedo a la tecnología a un lado y empezar a implementar la tecnología en tu negocio.

#1 – Mayor Eficiencia Operativa

La tecnología puede automatizar tareas manuales y repetitivas, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos. Por ejemplo, el uso de software de contabilidad o de punto de venta puede agilizar los procesos internos y liberarte para que te concentres en actividades más estratégicas. Esto mejora la eficiencia operativa y la productividad general de tu negocio.

#2 – Ventaja Competitiva

En un mundo cada vez más digital, los competidores que utilizan la tecnología de manera efectiva pueden tener una ventaja significativa. Si implementas soluciones tecnológicas como un sitio web, presencia en redes sociales o incluso un sistema de comercio electrónico puedes ampliar el alcance de tu empresa y llegar a nuevos clientes. Además, la tecnología te permite recopilar y analizar datos para que tomes decisiones más informadas y te adaptes rápidamente a las tendencias del mercado. Esta es la diferencia entre una tienda de ropa que solo vende a la distancia de 10 cuadras, a una tienda de ropa que vende a todo el estado o el mundo.

#3 – Mejor Experiencia A Tus Clientes

La tecnología puede mejorar la experiencia de tus clientes de muchas formas. Por ejemplo, un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede ayudarte a mantener un seguimiento más efectivo de las interacciones y preferencias que tengas con tus clientes. Además, las herramientas de comunicación digital, como el correo electrónico o las redes sociales, pueden facilitarte la comunicación y el soporte a tus clientes, lo que resulta en una experiencia más satisfactoria. Con el uso de tecnología les estas dando la oportunidad de comunicarse contigo de la manera que a ellas se les hace más fácil así creando una mejor experiencia a tus clientes y asegurándote de que vuelvan a comprar de tu negocio.

#4 – Reducción De Costos

Aunque la inversión inicial en tecnología puede parecer costosa, a largo plazo puede generarte ahorros significativos. Por ejemplo, la implementación de un sistema de gestión de inventario puede reducirte los costos asociados con el inventario excesivo o la falta de productos. Asimismo, el uso de herramientas de colaboración en línea puede permitirte trabajar desde tu casa, lo que puede reducir los costos asociados con el espacio de una oficina.

#5 – Adaptación Al Cambio

El mundo empresarial está en constante evolución y la tecnología es un motor clave de esos cambios. Las empresas que no se adaptan y evolucionan corren el riesgo de quedarse atrás o incluso de tener que cerrar sus puertas. Hasta las compañías grandes pueden pasar por este problema.  El mejor ejemplo que te puedo dar es Blockbuster que tuvo que cerrar sus puertas cuando llego Netflix, solo por no implementar la tecnología y el cambio necesario para seguir compitiendo. Al implementar tecnología en tu compañía, como negocio pequeño puedes prepararte para el futuro, mantenerte actualizada con las tendencias del mercado y ser más ágil para responder a los cambios y desafíos que puedan surgir.

Estas son solo algunas de las razones como dueña de un negocio pequeño para implementar tecnología. Claro cada negocio es único y puede haber razones adicionales que sean relevantes según tu sector y las necesidades específicas de tu empresa.

Lo que yo te recomiendo, es que siempre estés al tanto de lo que está pasando en el mundo de la tecnología, lo que sirvió ayer, hoy a lo mejor ya no.

Por lo tanto, ahora que hemos eliminado las resistencias y la razones por las cual tienes que usar la tecnología en tu negocio echemos un vistazo a algunas de las herramientas para negocios pequeños más fáciles de usar y, lo que es más importante, gratuitas. Te doy 12 herramientas imprescindibles para pequeñas empresas para administrar tu negocio, ya sea que tengas tiempo en el, o si apenas estas empezando.

Porque este es un podcast y es difícil enseñarte como sirve cada una de estas herramientas, solo te voy a dar la lista y para qué sirve cada una, pero en las notas de este episodio puedes encontrar el blog post relacionado con este episodio y los enlaces para cada una de estas herramientas.

Herramientas comerciales de comunicación y colaboración

1. Google Docs

No se puede hablar sobre servicios en línea gratuitos sin mencionar a Google, así que comenzamos con el gigante de Internet que todos conocen. Esta es una gran herramienta cuando necesitas colaboración en tus documentos.

Cuando se trata de compartir archivos y colaborar en documentos, Google Docs, Sheets y Slides son el camino a seguir. Aquí puedes guardar tus documentos, fotos, o cualquier tipo de archivo en tu Google Drive y es una manera maravillosa de evitar esos interminables correos electrónicos de ida y vuelta al colaborar en varios documentos. También todo esta guardado en la nube, lo que quiere decir que ya no necesitas traer contigo la misma computadora o una memoria para todos lados y correr el riesgo de perder tu información.

2. Join.me Por LogMeIn

Atrás quedaron los días de las conferencias telefónicas. Bueno, tal vez no se hayan ido por completo, pero definitivamente han cambiado las cosas. Soluciones como la herramienta de conferencias join.me te permiten realizar presentaciones ante varios empleados o clientes desde la comodidad de tu hogar u oficina y es una herramienta muy conveniente ¡especialmente en estos tiempos!

Herramientas comerciales de correo electrónico

3. Flodesk

Para diseñar correos electrónicos que se vean geniales y profesionales te recomiendo a Flodesk. Puedes empezar con una plantilla o crea la tuya propia desde cero.

Flodesk es un nuevo proveedor de servicios de marketing por correo electrónico diseñado por creadores para creadores. Puedes usarlo para diseñar y enviar tus correos electrónicos de marketing con tu marca, crear formularios de suscripción para hacer crecer tu lista y crear potentes automatizaciones de correo electrónico. Este es el que yo uso y ¡me encanta!  Este servicio es gratis al principio y tienen unas plantillas muy bonitas y son perfectas para aquellas personas que tienen productos más creativos.

4. MailChimp

La comunicación por correo electrónico con clientes y socios a menudo se basa en boletines informativos regulares, y pocas soluciones lo hacen mejor que MailChimp. Con un editor de plantillas y un seguimiento de las tasas de apertura y clics, esta herramienta es imprescindible para cualquier emprendedora que quiera mandar boletines semanarios. El servicio es gratuito para hasta 2,000 suscriptores y 12,000 correos electrónicos, que no está nada mal.

Otra característica interesante que vale la pena mencionar es la integración con plataformas de automatización, lo que te permite ser creativa para tener la máxima efectividad en tus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Herramientas empresariales de gestión de tareas

En cuanto más vallas creciendo y más grande sea tu equipo, más difícil será realizar un seguimiento de las diversas tareas de todos tus empleados, contratistas y socios. Sin una solución de gestión, estas tareas pueden perderse y no completarse, cayendo entre el hoyo de trabajo diario sin completar.  Para evitar eso necesitas una herramienta que te permita organizarte al máximo.

5. Asana

Esta solución de administración de tareas simple y gratuita (hasta 15 usuarios) es fácil de usar y bastante flexible, al igual que los asanas en el yoga.

Asana te permite crear tareas repetidas, asignarlas a miembros de tu equipo y realizar un seguimiento del progreso de la tarea desde un panel único y personalizable.

6. Wrike

En tiempo real, Wrike te permite analizar información sobre el rendimiento con hojas de cálculo. Puedes personalizar todo según tus necesidades, desde el panel de control hasta la automatización, agrega comentarios, edita en vivo, comparte información con las partes interesadas, observa tareas individuales o proyectos de equipo, y mucho más.

Herramienta comercial de punto de venta

Érase una vez, en donde necesitabas una caja registradora para mantener organizadas las ventas en tu tienda. Esas cosas eran caras, voluminosas y, aparte del famoso sonido “ka-ching”, tenían poco que ofrecer en términos de funciones. Esos días se acabaron y ahora todo lo que necesita es una computadora de escritorio básica para administrar tu actividad de Punto De Venta o Point Of Sale (POS) – o sea todas tus ventas en un solo lugar.

7. Loyverse

Esta herramienta de Punto De Venta es gratuita, y como su nombre lo indica, es una solución de programa de lealtad y puntos de ventas para empresas como salones de belleza, florerías y tiendas pequeñas. Incluye análisis y gestión de inventario y está disponible de forma gratuita en Google Play y también en la tienda de aplicaciones.

Herramienta empresarial de análisis

Como emprendedora es importante vigilar cómo se desempeña tu marca en línea, esto se relaciona directamente con las ventas y te muestra dónde se necesita más esfuerzo. Puedes hacer esto usando esta herramienta…

8. Google Analytics

Google aparece en nuestra lista una vez más porque sus capacidades son excelentes y gratuitas. Google Analytics te muestra cómo y de dónde provienen tus clientes en tu sitio web. Esto te permite mejorar tu estrategia de marketing para generar más clientes potenciales.

Herramientas de desarrollo empresarial

Como emprendedora, es importante seguir aprendiendo cosas nuevas que te ayudarán a impulsar tu negocio y convertirlo en una máquina de hacer dinero. Hay muchos recursos gratuitos disponibles para que puedas adquirir el conocimiento a medida que desarrollas tu negocio desde que empiezas hasta cuando se convierta en tu fuente de ingresos, uno de esos sitios obviamente es dianaruby.com y la otra es…

9. SBA.gov

Echarle un vistazo al sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas puede marcar la diferencia para que puedas obtener más información sobre cómo redactar planes comerciales, cómo financiar tu negocio, información y consejos para emprendedores, y mucho más. Ya sea que estés comenzando o hayas dirigido un negocio durante años, la SBA es una valiosa fuente de información.

10. SCORE

SCORE, una organización sin fines de lucro, existe desde hace más de 50 años y es un recurso increíble para ayudar a las pequeñas empresas a despegar. Ofrece oportunidades de aprendizaje gratuitas en línea, tutoría en persona y más.

Herramienta de diseño empresarial

La creación de recursos de diseño para tu sitio web, plataformas sociales y marketing por correo electrónico es una necesidad que no puedes ignorar. Para poder sobresalir, tus diseños tienen que sobresalir.

11. Canva

Contratar a un diseñador gráfico profesional es un gasto costoso y es posible que no puedas pagarlo de inmediato. Con Canva, tienes plantillas gratuitas para TODO. Incluyendo banners de redes sociales, folletos de marketing, eventos, documentos (presentaciones, cartas, informes, etc.) y mucho más. Canva es muy fácil de usar y los resultados son impresionantes.

Herramienta Empresarial – Todo En Uno

Como emprendedora puedes hacer malabares con múltiples roles en un momento dado. Ya sea que se trate de comunicación o seguimiento del tiempo o creación de horarios de trabajo efectivos, presentaciones de informes, administración de nóminas, aumento del compromiso o … bueno, la lista podría literalmente seguir y seguir. Pero entiendes el punto.

Con los avances en la automatización con herramientas comerciales, como emprendedora puedes mantenerte al día con poco mantenimiento manual para poder enfocarte en lo que realmente importa. Solo unas pocas herramientas comerciales ofrecen el paquete completo todo en uno, una de ellas es…

12. Connecteam

Cuando tienes muchos empleados remotos o sin escritorio, Connecteam es la mejor herramienta gratuita para pequeñas empresas. Después de todo, ¡fue especialmente diseñada y construida para atender a estos empleados! Además de ser muy fácil de usar, Connecteam simplifica tu rutina diaria.

¿Cómo es eso? Connecteam es la herramienta empresarial líder que facilita a un negocio pequeño ofrecer comentarios, mejorar el compromiso, realizar un seguimiento de las horas de trabajo fácilmente para mejorar el proceso de nómina, compartir horarios intuitivos, mantener la transparencia y unir toda la comunicación y colaboración en el lugar de trabajo, y la mejor parte es que es totalmente gratis y puedes usar todas las herramientas si tienes menos de 10 empleados.

Conclusión

Y ahí las tienes 12 herramientas que puedes usar para crecer tu negocio.

No es necesario que te conviertas en una experta en teléfonos móviles o en desarrollar software para utilizar la tecnología y poder crecer.  

Puedes configurar rápida y fácilmente cualquiera de estas herramientas para comenzar y administrarte.

Dicho esto, la simple implementación de un montón de herramientas no garantiza el éxito. Así que debes ser estratégica sobre cómo operas tu negocio. Pero que no te de miedo, la cosa es empezar con estas herramientas gratuitas y ver que es lo que sirve o no sirve para ti e ir cambiando como vayan cambiando tus necesidades.

Todas estas herramientas son gratuitas, y te recomiendo empezar con ellas y ya después decidir si estás lista para ascender de categoría.

¡Un millón de gracias por regalarme tu tiempo! Sigue aprendiendo, sigue creciendo, pero lo más importante sigue tomando acción por muy pequeñitos que sean los pasos que tomes.

Cuéntame, ¿qué herramientas usas en tu negocio?

Te leo en los comentarios y ¡nos vemos pronto!

Diana