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Episodio 43

Durante los últimos años, me he dado cuenta de que me he inclinado por la cultura anti-ajetreo. De hecho, yo diría que comencé a hablar de la importancia de construir un negocio que respalde tu VIDA y no de construir un negocio que se apodere de tu vida desde hace mucho.

No hace mucho tiempo de que te consideraban un “genio” si trabajabas las 24 horas del día sin nunca tomar descansos, y de alguna manera nuestra cultura coincidía con esa noción y el estar ocupado se convirtió en una fuente de orgullo y una insignia de honor para mucha gente. Nosotros, como sociedad, empezamos a creer que descansar equivalía a ser flojo y que un calendario no saturado era una pérdida de tiempo.

Espero que ahora, después de que tantas personas han experimentado agotamiento de alguna manera, nos demos cuenta del inmenso valor del descanso, el margen y el uso inteligente de nuestro tiempo para que podamos tener más, para simplemente SER. Y cuando digo “usar tu tiempo” inteligentemente, no me refiero a planificar meticulosamente y llenar cada minuto de tu día con productividad desde el momento en que te despiertas hasta el momento en que tu cabeza toca la almohada.

Más bien me refiero a priorizar en qué es más importante dedicar tu valioso tiempo, ya sea trabajo, juego, familia, descanso o recreación, porque TODAS estas cosas son importantes, válidas y dignas de tu tiempo, y si el tiempo es vida y queremos vivir en plenitud, entonces debemos ser los guardianes de nuestro tiempo y de cómo lo gastamos.

Así que vamos a hablar de 14 maneras de maximizar tu tiempo, específicamente cuando ESTÁS trabajando, para que puedas desconectarte por completo, relajarte y pasar tiempo de calidad contigo misma o con tus seres queridos cuando no estés trabajando.

¿Lista? Empecemos…

Hay una temporada para todo

Cuando se trata de apresurarse, creo que hay temporadas en las que es apropiado e incluso necesario pisar el acelerador y ponerte a correr, pero también quiero decirte que trabajar de esa manera solo funciona en periodos cortos. No es sostenible, por lo general no da vida y hay que proceder con precaución para evitar el agotamiento. Todas estas son cosas que he estado aprendiendo en estos últimos años de empezar mi emprendimiento, y que te quiero compartir hoy para que no tengan que pasar 5 años para aprender esto.

Cuando recién empecé mi negocio, pasé de trabajar de un trabajo de lunes a viernes, 8 horas al día, a trabajar de lunes a domingo por lo menos 16 horas al día.

Al igual que yo, tal vez estés en la temporada en la que trabajas a tiempo completo y construyes un negocio secundario cuando el tiempo lo permite… o tal vez estés en una fase completamente diferente de los negocios y de la vida en la que tu tiempo está más limitado por cualquier otro motivo y necesitas algo de alivio, desde ayer.

Primero empieza por trabajar de manera más inteligente con el tiempo que tienes. Eso significa desarrollar algunas cosas primero que tomarán tiempo desde el principio, ¡pero que luego te ahorrarán una gran cantidad de tiempo más adelante! Créeme cuando digo que el tiempo pasa de todos modos, por lo que este trabajo inicial vale la pena.

Aquí te van 14 maneras que te ayudaran a hacer más en menos tiempo.

1. Crea plantillas de correo electrónico para cualquier cosa que escribas más de una vez.

Pueden ser respuestas a consultas de nuevos clientes, preguntas frecuentes en tu bandeja de entrada, un correo electrónico de seguimiento o cualquier otra cosa que escribas desde cero todo el tiempo. Una idea adicional es que probablemente ya tengas un correo electrónico en tu bandeja de salida que puedes modificar y guardar en un documento de Google como una plantilla. Las plantillas son vida, imagina la sensación de crear un correo electrónico reflexivo o intencional una vez y usarlo una y otra vez sin pensar ni dedicar el tiempo necesario.

2. Crea una respuesta automática que establezca expectativas claras.

¡Las respuestas automáticas pueden cambiar el juego! Informa a los destinatarios en el mensaje cuándo pueden esperar recibir noticias tuyas, ya sea dentro de 3 días o 10, recuerda prometer menos y entregar más aquí. Además de eso, puedes compartir enlaces a cosas que puedan necesitar mientras tanto, como recursos, una aplicación para trabajar contigo, tus productos o cualquier otra cosa que alguien pueda estar buscando.

Y, si tu correo electrónico se inunda constantemente con mensajes a los que simplemente no puedes dar prioridad para responder en este momento, ¡está totalmente bien compartirlo! Di algo como “apreciamos y nos encanta recibir notas de la comunidad, en este momento estamos trabajando en algunos proyectos importantes para ti y desafortunadamente no podemos responder a todos los correos electrónicos que llegan. Si tu nota es urgente, nos comunicaremos con usted dentro de X días. De lo contrario, ¡mantente al día con nosotros en las redes sociales para conocer los anuncios sobre lo que está por venir! Es importante que establezcas expectativas y límites usando una respuesta automática que hace el trabajo por ti.

3. Crea una guía de precios.

Crea una guía que guíe a alguien a través de las características de tu oferta y explique cuál es tu oferta y cuánto cuesta para que no tengas que reservar toneladas de consultas con personas que podrían no ser las adecuadas. Una guía de precios bien pensada puede ayudar a alguien a calificarse como cliente potencial y puede mantener las discusiones sobre el precio al mínimo porque ya fuiste clara y sincera desde el principio y saben lo que pueden esperar.

Por ejemplo, hay fotógrafos y diseñadores y hasta consultores que tienen guías de precios, pero, si te soy sincera, creo que cualquier proveedor de servicios puede y debe tener un PDF que se pueda enviar fácilmente a los clientes potenciales y que explique el paquete y el valor de lo que alguien obtendrá al reservar contigo. Lo que no quieres es hacer perder el tiempo a nadie, por lo que ser transparente con los precios puede ahorrarte tiempo y generar confianza.

4. Comienza a crear contenido regular que sirva, explique y enseñe.

Crea una biblioteca de recursos a los que puedas dirigir a las personas sobre tu oferta. Mi blog, y este podcast son bibliotecas de recursos a las que invito a la gente a diario. No necesitas miles de publicaciones o cientos de episodios, crear algunas piezas de contenido clave que puedan servir como recursos puede ayudarte enormemente.

Literalmente, puede ser UNA publicación de blog al mes que lleva a alguien a obtener más información o incluso un título de Instagram que enseña algo que luego puedes enviar a las personas que preguntan sobre ciertos temas. Una forma rápida de comenzar con esto es mirar hacia atrás en el contenido antiguo que has creado y ver formas de expandirlo y reusarlo de una manera nueva, o responder preguntas que tu audiencia hace seguido y crear contenido en torno a eso.

5. Crea un sitio web que responda muchas preguntas y haga presentaciones por ti.

Lo que quieres es tener algún tipo de base digital. No solo genera credibilidad, sino que también brinda capacidad de búsqueda y permite que las personas se califiquen como posibles candidatos para tu oferta. Obviamente, esta también es una tarea más grande, pero si te registras en sitios como Flodesk para marketing por correo electrónico o Kajabi para crear cursos, plataformas como esas brindan la posibilidad de crear sitios web o páginas de destino dentro de su plataforma para que puedas publicar tu información rápidamente.

6. Ten un sistema central para tus transacciones

Tener un sistema o un CRM o algún tipo de forma sencilla de enviar contratos, cobrar facturas fácilmente y coordinar las ventas y las interacciones con los clientes en línea para que todo pueda almacenarse y rastrearse en un solo lugar cambia la vida. Esto mantendrá toda tu información de pago y correspondencia importantes en un solo lugar, lo que hace que la interacción sea más fácil y rápida, y no tienes que lidiar con el correo postal ni con un montón de plataformas separadas para administrar diversas tareas de tu día a día. Muchas veces, estos sistemas pueden ahorrarte tiempo en cosas como impuestos y también pueden realizar un seguimiento automático de cosas como pagos que pueden ahorrarte tiempo y agilizar tu flujo de trabajo.

7. Incorpora los “tres grandes”

Establece tus 3 grandes tareas, o incluso tu #1 más grande, basada en la cantidad de tiempo que tengas. Se trata de definir los pasos de acción o las tareas que deben completarse y que van a hacer la diferencia más grande o que van a generar el mayor impacto.

Cuando tienes un tiempo limitado, es fácil sentir que no hiciste nada o que el trabajo que hiciste en realidad no marcó la diferencia, pero si eres buena en identificar en tu lista las cosas que, si te van a dar resultados en lugar de cosas que no, y te enfocas en eso, vas a terminar tu día con un sentimiento de logro, aun si solo terminaste una cosa.

8. Usa un sistema de gestión de proyectos.

Esto es algo que se convirtió en una necesidad para mí después de empezar mi negocio. Empezaba mis sesiones del día y ni siquiera sabía lo que tenía que hacer, por lo que tener un sistema de gestión de proyectos cambió las cosas.

Yo uso Notion para la gestión de proyectos y me permite ver proyectos generales y dividirlos en partes más digeribles. No solo puedo ver mi propia lista de tareas pendientes, sino también seguir los proyectos en los que estoy trabajando con otras personas y mantener todo en un solo lugar. No solo te brinda la satisfacción de marcar las cosas como hechas, sino que también te permite liberar mentalmente tareas que ocupan espacio en tu cerebro, ya que sabes que tienes todo en un solo lugar. Al tomarte el tiempo para dividir un proyecto grande en microtareas te ayudará a seguir avanzando y no te hará sentir que tiene asuntos pendientes.

9. Céntrate en la “necesidad de tener”

En términos de cosas como crear contenido o frecuencia de publicación en las redes sociales, empieza de manera súper simple y luego amplía tus esfuerzos ya que empieces a dominar tu sistema. No tiene sentido disparar demasiado y luego sentirte culpable y avergonzada cuando no puedes cumplirlo.

Tal vez sea más realista para tu tiempo y debas comenzar poco a poco, como un correo electrónico a tu lista por mes, y luego ir aumentando hasta llegar a más, más adelante. Mira cómo puedes realmente asegurarte de que estás haciendo las cosas que te convierten en un negocio real y no solo las que lo ayudan a parecer un negocio. Concéntrate ahí PRIMERO, con las cosas o tareas que mueven la aguja hacia delante, y sé brutal al eliminar cualquier cosa que realmente no esté ligada a un resultado.

10. Busca ayuda.

Ya sea un contratista como una asistente virtual o contratar a alguien a corto plazo para un proyecto único en Fiverr. Yo soy mala para pedir ayuda, pero con el paso de los años me he dado cuenta de que para poder hacer las cosas que hago y también ser el tipo de madre que quiero ser, y la esposa que quiero ser, y la profesionista que quiero ser, si necesito ayuda. Y no se trata solo de buscar ayuda para hacer cosas que estén relacionadas con tu negocio. Puedes empezar por conseguir a alguien que valla de compras para la cosa, que te ayude a limpiar, o que saque a caminar tus perros. Así liberas tu tiempo para realmente concentrarte en como crecer tu negocio.

11. Ten muy claro las cosas que sólo tú puedes hacer.

Esto es complicado porque muchas de nosotras comenzamos como emprendedoras individuales, por lo que aprendemos a hacer todas las cosas y nos ponemos todas las gorras de un negocio. Sí, puedo editar un episodio de podcast y crear gráficos y diseñar páginas web, pero sólo porque pueda, no significa que deba hacerlo. En realidad, hay muy pocas cosas que solo tu puedes hacer, pero probablemente tú seas la visionaria de tu negocio, la voz y probablemente también la cara de tu marca, y por eso para poder quedarte en esa posición, tienes que aprender a pasar las cosas fáciles pero que se tardan más o alguien más ahora o en el futuro.

12. Vincula cada esfuerzo que estás haciendo a resultados reales.

Lo más probable es que gran parte del trabajo que estás haciendo no esté moviendo la aguja de manera medible. Tenemos que analizar el retorno de la inversión, siendo nuestra inversión nuestro tiempo, dinero y energía. Cada vez que gastes uno de estos, debes vincularlo a algo tangible. ¿Cómo hacemos esto? Esto requiere una mirada más amplia al negocio y, sinceramente, es muy importante hacer un pequeño inventario o una auditoría del tiempo una o dos veces al año para asegurarte de no estar simplemente en piloto automático en ninguna parte. Es importante que de que te asegures de que cada esfuerzo que haces en tu negocio realmente te dé resultados reales.

Siéntate y escribe tus tareas, proyectos, lanzamientos y elementos de acción y luego, junto a cada uno, escribe el beneficio o los resultados directos que aporta al negocio. Entonces, por ejemplo, una de mis tareas continuas es publicar episodios de podcasts, que obviamente es un servicio y recurso gratuito que ofrezco a cualquier persona, pero a menudo puedo promocionar lanzamientos o afiliados a través de ciertos episodios. Si te das cuenta de que alguien con quien estás pasando tiempo no está moviendo la aguja en ninguna parte, es hora de dar un giro, elaborar estrategias o tal vez eliminar eso de tu lista por un tiempo.

13. Realiza un trabajo sólido y enfocado.

Configura un cronómetro de 20 minutos o usa un reloj de arena para abordar algo que has estado posponiendo o para ayudarte a concentrarte. Si te soy sincera yo necesito esto mucho para poder calmar mi mente o distracciones externas y simplemente hacer algo de trabajo, y no hay nada como un cronómetro para motivarme.

A mí me cuesta concentrarme en mi trabajo, lo cual es complicado cuando solo tienes una pequeña cantidad de tiempo para hacer el trabajo. Por eso, tratar de realizar el trabajo sin distracciones es muy importante para mí. Por lo general, hago incrementos más cortos, como 20 minutos, y luego, cuando el cronómetro termina, camino o salgo durante 5 minutos antes de reiniciarlo y volver a entrar. Pruébalo y repite estos breves períodos de trabajo cortos y te vas a sorprender de todo lo que puedes lograr.

14. Cambia tu forma de crear

Ya sea que tengas una hora o tres horas, intenta trabajar en UNA tarea y llega lo más lejos que puedas, ya sea escribir un lote de correos electrónicos para tu lista, hacer un lote de publicaciones en redes sociales o grabar un lote de podcasts. Este tipo de trabajo te permite concentrarte, pero también te ayuda a ver la estrategia porque no solo estás creando contenido único, sino que también puedes observar cosas como el flujo, la secuencia y la estrategia. Cuanto más pueda programar con anticipación, menos urgente te sentirás acerca de las cosas, u esto te brindará más paz y flexibilidad con el tiempo que tienes.

Conclusión

Uf, eso fue mucho, pero todos estos son cambios micro y macro que he implementado en mi negocio y en mis sistemas durante los últimos tres años. Mientras navego esta temporada profesionista, emprendedora, madre de tres hijos y esposa, mi objetivo realmente es trabajar a tiempo parcial para poder pasar tiempo con mi familia y la mejor manera de hacerlo es trabajando de manera más inteligente para ahorrar tiempo que puedo dedicar a mi familia y a mi bienestar físico y mental.

Como la mayoría de las cosas que son gratificantes a largo plazo, no existe un interruptor mágico que te permita recuperar gran parte de tu tiempo. En cambio, se trata de acciones pequeñas y consistentes y un toque de planificación anticipada para establecer sistemas que funcionen contigo en lugar de en tu contra. Al incorporar algunas o todas estas acciones en tu rutina diaria, recuperarás horas de tiempo que te permitirán trabajar en asuntos laborales importantes o dedicar tiempo a otras cosas no laborales que te encantan, lo cual para mí es un signo de una vida hermosa y plena.

Ahora te toca a ti, comparte tus métodos para lograr más haciendo menos y como te ha cambiado la vida gracias a esto. Deja tu comentario aquí abajo. Este es un espacio sin juicios, y todos sabemos que hay una diversidad de ideas y metodologías que pueden ayudarnos a todos a prosperar en nuestra plena humanidad. 

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¡Un millón de gracias por regalarme tu tiempo! Sigue aprendiendo, sigue creciendo, pero lo más importante sigue tomando acción por muy pequeñitos que sean los pasos que tomes. Hablamos pronto.

Diana